佐々木です.comを運営している佐々木です。
「会議が無意味で時間の無駄だと思う」
「もっと意味のある会議がしたい」
本記事ではこのような悩みを解決します。
【記事の信頼性】
この記事を書いている私は介護歴11年。訪問介護、地域密着型サービスの管理者5年で得た知識・経験を元にこの記事を書いています。
保有国家資格：介護福祉士、介護支援専門員
この記事は５分で読めます。
筋トレの休憩に脳トレとしてご覧ください。
会社の会議は意味がない【9割は自己満足です】
会社員をしていると避けて通れないのが会議ですよね。
おそらく会議のない会社はないと思います。むしろ会社って本当に会議が好きですよね。
私の会社も月2回は必ず会議があります。そして毎回同じ話の繰り返し。
会議の内容は
- 先月の売上・利益の振り返り
- 今月の売上見込み値の確認
- 業績低迷店舗の原因分析と取り組み検討
- 各店から先月の取り組み報告、今月の課題と取り組み報告
- 各店の人員配置の確認
- お知らせ
大体いつもこんな感じの内容です。
そして会議が終わっていつも感じることは
「で、なにが決まったんだ？」
ということ。
そもそも会議とは
そもそも会議とは何か、改めて調べてみました。
会議（かいぎ、英: meeting/ミーティング、conference/カンファレンス）は、関係者が集まり、特定の目的（議題）に関して意見交換・審議し、合意・施策などの意思決定をすること、およびその物理的構成員の集まりを意味する。また、「会議」には、それらの集まりを計画・管理・運営する組織（合議体）の意味もある[1]。 英語のmeeting（ミーティング）は集まり・協議を意味し[2]、conference（カンファレンス）は協議および協議体を意味する[3]。 出典：Wikipedia
「意思決定をすること」
これが会議をする本来の目的です。
しかし、私の勤める会社でもそうですが、多くの会社ではあらかじめ会議の日程が決まっていませんか？
意思決定する会議ではなく、とりあえず集まる、会議を開催すること自体が目的になっています。
これでは時間の無駄ですし、会議室を借りている場合だとお金も無駄です。
会議をしない方がよっぽど会社のためになります。
ひどい会社では、経費削減会議を夜遅くまで行い役員達は結局全員タクシーで帰る。
会議をしないことが経費削減だ！なんてこともあるようです。
まさに自己満足の会議と言えるでしょう。
司会者しか喋らない
会議の時によくある光景として、司会者だけがひとりで喋り、横で書記担当が議事録をカチカチしている。
え、なにかのセミナーですか？状態の会議。
さらに、参加者は自分のパソコンでカチカチと別の作業中。話すら聞いていない。
もはや会議ではなく、観客０の前で漫才をする芸人さんの下積み時代のようです。
そして、いきなり時計回りに意見を求められる不意打ち攻撃。
焦って、ここで初めて考え始める。
自分の番が回ってくるまで必死にそれらしい意見を考えているので、他の人の意見はほとんど聞いていない。
そして最終的に司会者がそれらしくまとめて終わり。
どうでしょうか。
会議あるあるではないでしょうか？
これでは、まず良い意見はでないでしょう。
無駄にならない会議をするには
では、無駄にならない会議とは
- 情報共有はしない
- その場で考えない
この２つだと思います。
情報共有をしない
会議はある程度、役職のついた人が集まって行うと思います。
わざわざ集まった会議で情報共有に時間を使うのは勿体ないです。
情報共有はメールなどでも行うことができます。
売上などの重要な内容は資料などを添付して、各自で確認する。
情報共有はこれで十分です。
その場で考えない
頭がキレッキレの人が集まる会議なら別ですが、いきなり会議で質問されて答える内容は、その時に思い付いたことでしかありません。
会議が終わってから「あーこんな意見もあったな」と思うことはないですか？
会議とは、予め提供した情報に対して考えをまとめた状態で出席するべきだと思います。
「次の会議は〇〇について議論します。それぞれ意見を考えておいてください」
会議中に考えるのではなく、事前に会議の議題を明確にして伝えておくことが重要です。
まとめ
会議の最後には、本日の決定事項を発表し、決まった内容に向けて
「誰が、いつまでに、なにをするのか」
までを決めることで会議が終わった後も意味のあるものになると思います。